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Domande frequenti (FAQ)

Indice delle FAQ

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Cosa succede se un messaggio inviato dalla casella di Posta Certificata contiene un virus?

Nel caso in cui una mail inviata tramite una casella di posta certificata attivata con risulti ‘infetta’, verrà bloccata e non verrà inviata: il mittente riceverà un avviso di mancata accettazione per virus.

Invece, se il virus viene rilevato dal gestore della casella certificata di destinazione, il mittente riceverà un avviso di mancata consegna per virus.

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Quali sono le caratteristiche ed i vantaggi della Posta Elettronica Certificata?

Il sistema di Posta Elettronica Certificata, sfruttando protocolli di sicurezza quali https, smtps, pop3s e imaps, riesce a fornire agli utenti un servizio sicuro che sostituisce il tradizionale servizio di posta (elettronica e cartacea), limitando inoltre il fenomeno dello SPAM (messaggi di posta indesiderata).

La Posta Elettronica Certificata garantisce che il messaggio provenga da un indirizzo e-mail certificato, attivato tramite un gestore di posta certificato. Durante la sua trasmissione il messaggio NON può essere alterato e, nel momento in cui esso giunge al server del gestore certificato per l’invio, ottiene un codice identificativo ben preciso che verrà riportato sulla Ricevuta di Accettazione e che corrisponderà anche a quello indicato nella Ricevuta di Consegna. La Ricevuta di Consegna assicura, infatti, al mittente che il messaggio non abbia subito modifiche durante la trasmissione e attesta la certezza dell'avvenuto recapito alla casella destinataria, in modo analogo alla tradizionale raccomandata A/R e con lo stesso valore legale. 

Il fatto che lo scambio di dati avvenga in ambiente sicuro tutela, inoltre, la riservatezza totale della comunicazione: il messaggio verrà consegnato esclusivamente ai destinatari specificati e, per ognuno di essi, il mittente riceverà una specifica Ricevuta di Avvenuta Consegna.

Le ricevute di Accettazione e Consegna sono utilizzabili come prova certa ed inequivocabile ed attestano la data di consegna e di ricezione del messaggio, conservando la traccia della comunicazione avvenuta fra mittente e destinatario: sono proprio queste che, in caso di controversie o dispute, possono presentate perché valide legalmente. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, è possibile risalire ugualmente alla traccia informatica delle operazioni svolte: in base al Decreto tali dati devono essere mantenuti per 30 mesi in un apposito registro informatico custodito dai gestori stessi. Tale registro ha lo stesso valore giuridico delle ricevute.

Uno dei principali vantaggi derivanti dall’uso della Posta Elettronica Certificata è indubbiamente il risparmio in termini di tempi e costi. Con il servizio di Posta Elettronica Certificata è possibile sostituire la posta tradizionale (posta ordinaria o raccomandata con ricevuta di ritorno), ottimizzando i processi di gestione della corrispondenza inviata e ricevuta attraverso i servizi postali tradizionali, con conseguente risparmio in termini di tempi e costi. Non meno evidente è la semplicità e la velocità d’uso: è possibile inviare e ricevere dei messaggi, utilizzando gli abituali  client di posta elettronica oppure la webmail realizzata appositamente per le caselle certificate.

Le mail di Posta Elettronica Certificata possono essere attivate solamente mediante Gestori di Posta che abbiano ottenuto a loro volta la Certificazione. L'elenco ufficiale dei gestori di posta elettronica certificata è conservato presso il Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA).

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In che modo si ha la certezza della consegna del messaggio di PEC?

Nel momento in cui l'utente invia il messaggio, riceve, da parte del proprio Gestore di PEC, una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale (data e ora). Tale ricevuta costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l'indicazione della data e dell'ora, a prescindere dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario.

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La posta elettronica certificata ha valore legale?

Si, il DPR 11 febbraio 2005 stabilisce che la posta certificata ha lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno.

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Che cosa accade se invio un messaggio di PEC ad una casella di posta elettronica tradizionale?

In questo caso non si potrà avere la certezza dell'avvenuta consegna ed i messaggi non avranno valore legale. L'invio e la ricezione di messaggi di PEC hanno valore legale solo nel caso in cui sia il mittente che il destinatario siano dotati di una casella di Posta Elettronica Certificata.

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Come si attiva una casella PEC?

I passi per richiedere la casella sono semplici.

Dopo aver acquistato il PIN per il rilascio della PEC presso una ricevitoria SISAL, è sufficiente accedere a questo sito, digitare il PIN, compilare e confermare i dati richiesti, stampare il modulo di richiesta, firmarlo ed inviarlo, con allegata fotocopia leggibile del documento di riconoscimento in corso di validità del richiedente, al Gestore.

Attendere, all'indirizzo e-mail indicato per le comunicazioni teniche, la mail di conferma di attivazione della casella di posta elettronica certificata con le istruzioni per l'accesso.

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Cosa si deve fare in caso di smarrimento delle credenziali di accesso?

In caso di smarrimento delle credenziali di accesso al sistema il titolare di una casella di PEC potrà richiederle nuovamente al gestore. Per far questo deve inviare una richiesta via fax o raccomandata A/R nella quale devono essere riportate le seguenti informazioni:

Inoltre deve essere inviata una fotocopia di un documento di identità valido. 

Il personale del servizio di help desk una volta recuperate le informazioni richieste, le comunica al cliente via posta elettronica o con mezzi alternativi.

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Se si smarrisce una ricevuta a chi ci si deve rivolgere per ottenere una copia valida ai fini legali?

Occorre rivolgersi al proprio Gestore di PEC il quale, per legge, è obbligato a registrare ed archiviare tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate per 30 mesi.
La richiesta può essere effettuata inviando via posta certificata le seguenti informazioni:

La casella di posta certificata utilizzata dal gestore per la raccolta delle richieste dei log da parte degli utenti, verrà comunicata agli utenti stessi all'interno del messaggio di benvenuto inviato a seguito dell'attivazione.

Nel caso in cui il titolare sia impossibilitato ad effettuare la richiesta via PEC, può farlo via fax o raccomandata A/R inviando, oltre alle suddette informazioni, anche una fotocopia di un documento di identità valido.

Il personale del servizio di help desk, una volta recuperate le informazioni richieste, le comunica al cliente via posta elettronica certificata o con mezzi alternativi.

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Si può richiedere la cancellazione di una casella PEC?

Il titolare può richiedere al proprio gestore la cancellazione della propria casella di PEC. Per far questo deve inviare una richiesta via fax o raccomandata A/R nella quale devono essere riportate le seguenti informazioni:

Inoltre deve inviare una fotocopia di un documento di identità valido.

La richiesta di cancellazione può essere fatta solamente dal titolare della casella.

Il gestore effettua una serie di controlli dopodiché provvede alla cancellazione.

Al termine dell'operazione conferma via email l'avvenuta eliminazione.

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Come si fa a scaricare i messaggi dalla propria casella?

Per scaricare i messaggi e quindi liberare spazio nel disco bisogna aprire il client di posta utilizzato e dalla barra degli strumenti cliccare sulla voce "strumenti" e successivamente su "account".

Nella finestra "Account" selezionare "proprietà" e di seguito "impostazioni avanzate".

In quest'ultima finestra nella sezione recapiti si dovrà disattivare la voce "conserva una copia dei messaggi sul server". Per confermare la scelta cliccare su "applica" e "ok".

Se l'opzione è già disattivata, per liberare lo spazio della casella è sufficiente leggere i messaggi.

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Come posso contestare un destinatario che asserisce di non aver ricevuto una e-mail inviata alla sua casella PEC?

Con la posta certificata posso opporgli la ricevuta di consegna. Questa ricevuta attesta, con firma del provider scelto dal destinatario, la data e l'ora in cui il messaggio gli è stato consegnato nella casella.

Se il destinatario non era in copia conoscenza "CC" la stessa ricevuta attesta anche tutto il contenuto del messaggio che è stato recapitato.

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Si possono inviare messaggi utilizzando il campo "CCN" e/o "BCC" che nascondono l'indirizzo del destinatario in un invio multiplo?

In base al manuale sulle "Regole tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata" rispettivamente ai capitoli 6.1 e 6.3.1 si stabilisce che: Ai fini della determinazione dei dati di certificazione fanno fede, per il sistema, gli elementi utilizzati per l'effettivo instradamento del messaggio verso i destinatari (campi "To" e "Cc"). I dati di indirizzamento presenti nel campo "Ccn" o "Bcc" non sono considerati validi dal sistema in quanto nascondono l'indirizzo del destinatario. Qualora il messaggio non superi i controlli (nel caso venga utilizzato il campo "Ccn" o "Bcc"), il punto di accesso non dovrà accettare il messaggio all'interno del sistema di posta certificata emettendo il relativo avviso di non accettazione.

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La PEC è in grado di garantire l’associazione fra il titolare del servizio e la relativa casella di posta elettronica certificata?

Sì, in quanto il soggetto che intende richiedere un servizio di PEC deve presentare al Gestore, oltre alla richiesta di attivazione del servizio, anche un documento che attesti la sua identità diventando quindi titolare del servizio.

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La PEC consente di individuare in modo certo la provenienza del messaggio?

Si, dal momento che è garantita l’inalterabilità dell’indirizzo associato alla casella dalla quale si effettua l’invio del messaggio; inoltre, proprio questa particolarità del servizio PEC, risulta essere un valido deterrente contro il fenomeno dello SPAM.

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E’ possibile inviare messaggi di Posta Elettronica Certificata tra utenti che utilizzano Gestori di PEC differenti?

Si, la normativa impone ai differenti gestori di PEC di garantire la piena interoperabilità dei servizi offerti.

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Il destinatario di un messaggio di Posta Elettronica Certificata può negare di averlo ricevuto?

Nel caso in cui il messaggio sia stato effettivamente consegnato, il destinatario non può negare l’avvenuta ricezione, dal momento che la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio, firmata ed inviata al mittente dal Gestore di PEC scelto dal destinatario, riporta la data e l’ora in cui il messaggio è stato consegnato nella casella di PEC del destinatario, certificandone l’avvenuta consegna.

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Se si smarrisce una ricevuta a chi ci si deve rivolgere per ottenerne una copia valida a fini legali?

In tal caso occorre rivolgersi al proprio Gestore di PEC il quale, per legge, è obbligato a "registrare" e archiviare (vedi "Che cosa è il Log file?") tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate per trenta mesi.

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Un messaggio PEC può essere alterato nel suo percorso tra il mittente e il destinatario?

No, la firma apposta dal gestore sulla busta di trasporto PEC e le modalità sicure di trasmissione tra gestore mittente e gestore destinatario proteggono il contenuto da modifiche esterne. L’utilizzo dello standard internazionale S/MIME v3 impedisce che qualsiasi alterazione venga realizzata senza poter essere individuata dal destinatario.

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Per quali soggetti è obbligatorio avere un indirizzo email PEC?

ll decreto "anti-crisi" approvato il 28/11/2008 dal Consiglio dei Ministri rende in pratica obbligatorio l'utilizzo della posta elettronica certificata per aziende, liberi professionisti e pubbliche amministrazioni.

In pratica il decreto stabilisce (art. 16) :

Scadenze relative alla PEC:

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Quali sono le caratteristiche di una casella di posta certificata "lamiapec"?

La caselle di Posta Certificata "lamiapec" ha le seguenti caratteristiche:

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Per inviare messaggi certificati serve avere un firma digitale personale?

No, non è necessario avere una propria firma digitale.

Il messaggio inviato tramite una casella certificata, una volta giunto al server smtps del gestore certificato, prima di essere inoltrato verso il server del gestore del destinatario, viene imbustato all’ interno della Busta di Trasporto: tale busta riporterà la firma del Gestore certificato del mittente.

E’ comunque possibile apporre la propria firma digitale ad eventuali file da allegare al messaggio certificato: in questo caso la Busta di trasporto conterrà il messaggio originale, gli allegati (eventualmente firmati), i dati di certificazione e la firma del gestore certificato.

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Cosa sono i gestori di posta elettronica certificata?

I gestori di P.E.C. sono aziende o enti autorizzati a rivendere/fornire caselle e domini di posta elettronica certificata.

Per diventare gestori di P.E.C. ed essere inseriti nell'Indice Pubblico dei Gestori (IGPEC) è necessario:

Le domande di accreditamento devono essere indirizzate al CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione) al quale spetta il ruolo di vigilanza e controllo sull'operato dei gestori.

L'elenco dei gestori di posta elettronica certificata è disponibile sul sito del C.N.I.P.A.

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Ci sono delle differenze tra l’utilizzo della casella attraverso webmail o tramite un client?

Il vantaggio del Webmail è che permette di accedere alla propria casella di posta da qualsiasi computer e non richiede configurazioni. Il programma webmail però, al contrario dei client, non permette di scaricare i messaggi nel proprio computer, ma solo di cancellarli per liberare spazio. I client di posta sono strumenti più completi, ma richiedano una configurazione iniziale.

In ogni caso si possono utilizzare entrambi contemporaneamente a seconda delle esigenze del momento.

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C’è un limite al numero di messaggi che posso ricevere nella mia casella?

Certamente, quando la casella è piena, e quindi non c’è più spazio nel disco, i messaggi in arrivo vengono rifiutati e persi. La casella di posta deve essere quindi liberata da una parte dei messaggi che contiene. Se si utilizza un client che non mantiene i messaggi sul server è sufficiente leggere i nuovi messaggi in arrivo. Nel caso in cui si utilizzi un client che mantiene i messaggi sul server si deve provvedere a scaricare sul proprio computer (o a cancellare) una parte dei messaggi residenti su server.

Utilizzando la webmail è possibile la sola cancellazione dei messaggi. Dalla webmail è possibile controllare lo spazio occupato dai vari messaggi che sono presenti nella casella.

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Che cosa è il Log file?

Il Log file è un registro informatico all’interno del quale vengono memorizzate tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate (invio, ricezione, etc.) utile per la ricostruzione delle ricevute, nel caso di eventuale smarrimento delle stesse.

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Dove è possibile trovare la normativa di riferimento della PEC?

La normativa è interamente presente e scaricabile dall'apposita sezione del sito del CNIPA.

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Quando è preferibile inviare messaggi di PEC?

La casella di PEC è indicata soprattutto per effettuare comunicazioni "ufficiali" per le quali il mettente vuole avere delle evidenze con valore legale dell’invio e della consegna del messaggio. Ciò non toglie che, volendo, la casella possa essere utilizzata per qualsiasi comunicazione anche nel caso in cui non sia indispensabile la certificazione dell’invio e della consegna.

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